Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et à qui s’applique cette politique

ICC Mauricie regroupe les églises (campus) Impact Centre Chrétien de la Mauricie et des environs. Nous utilisons une application commune (ce site, ses formulaires et les espaces réservés aux bénévoles et aux responsables, appelés « portails ») pour accueillir les personnes, les accompagner et organiser la vie de nos églises.

Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels traités par cette application, que vous les ayez donnés vous-même (un formulaire, un message) ou qu’un responsable de l’église les ait inscrits pour vous (par exemple un berger qui vous accompagne).

Elle ne s’applique pas aux sites d’autres organismes vers lesquels nous faisons des liens (voir la section 21), ni aux échanges qui se font hors de l’application (conversations, groupes de messagerie personnels, documents papier).

Elle est rédigée pour respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, modifiée par la Loi 25.

2. Notre responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels pour toutes les églises d’ICC Mauricie est :

C’est à elle que vous adressez toute question, toute demande d’accès, de correction ou de suppression, et toute plainte. Elle veille au respect de cette politique dans toutes nos églises.

3. Quelques définitions

4. Les renseignements que nous recueillons, situation par situation

4.1 Le formulaire de bienvenue

Quand vous remplissez le formulaire de bienvenue, nous recueillons :

Ce que nous en faisons :

• Nous créons votre fiche dans l’église que vous avez choisie.
• Nous envoyons un courriel récapitulatif, avec vos réponses et une fiche en pièce jointe, aux administrateurs et aux responsables de l’intégration de l’église que vous avez choisie, aux personnes que cette église a désignées pour l’accueil s’il y en a, ainsi qu’à l’équipe d’ICC Mauricie chargée du suivi des nouveaux venus, pour qu’ils puissent vous accueillir et vous rappeler.
• Si vous donnez votre adresse, elle sert à vous proposer la famille d’impact (groupe de maison) la plus proche de chez vous (voir la section 7).

4.2 Le formulaire « Servir »

Quand vous demandez à servir dans un département, nous recueillons votre nom, votre prénom, votre courriel, votre téléphone, votre église, les départements où vous souhaitez servir et, si vous servez déjà, ceux où vous servez. Tous ces renseignements sont obligatoires.

Ce que nous en faisons :

• Les responsables des départements que vous avez choisis, dans votre église, reçoivent un SMS avec votre nom et votre téléphone, pour vous contacter.
• Les personnes que votre église a désignées pour suivre ces demandes, s’il y en a, reçoivent un courriel récapitulatif.
• Si vous n’aviez pas encore de fiche dans cette église, nous en créons une et vous envoyons par SMS et par courriel un code personnel pour accéder à votre espace de service. Si vous aviez déjà une fiche, nous ne la modifions pas à partir de ce formulaire.

4.3 Une demande de prière ou d’aide

Quand vous nous confiez un besoin de prière, nous recueillons le texte de votre besoin et l’église choisie (obligatoires), et, si vous le voulez, votre nom, votre prénom, votre téléphone et votre courriel. Vous pouvez faire une demande sans vous identifier.

Votre demande est envoyée par courriel et par la messagerie interne aux responsables de l’intercession, aux administrateurs et, s’il y en a, aux personnes désignées pour la prière de l’église choisie ; pour Trois-Rivières, aussi à l’équipe d’ICC Mauricie chargée du suivi des nouveaux venus. Elle n’est pas rattachée à une fiche.

4.4 Quand un responsable vous inscrit

Il arrive qu’un responsable de l’église inscrive une personne dans l’application, par exemple :

• un berger (faiseur de disciples) qui accompagne un disciple ou note un contact (« prospect ») ;
• le pilote d’une famille d’impact qui y accueille une nouvelle personne ;
• un responsable de formation qui inscrit un élève dans une classe ;
• un bénévole qui rapporte les personnes rencontrées lors d’une sortie d’évangélisation (nom et téléphone, avec leur accord).

Ces personnes reçoivent la même protection que toutes les autres. Si vous êtes dans ce cas et ne souhaitez pas que vos renseignements soient conservés, écrivez à notre responsable (section 2) : nous les supprimerons.

4.5 Votre participation à la vie de l’église

Selon ce à quoi vous participez, votre fiche peut être complétée par :

4.6 Les messages

• Les SMS et courriels que nous vous envoyons (rappels, confirmations, annonces, messages d’un responsable) et vos réponses par SMS sont conservés dans votre fiche, pour que vos responsables voient l’historique de vos échanges.
• Les messages échangés dans la messagerie interne de l’application sont conservés de la même façon.
• Si vous répondez par SMS depuis un numéro que nous ne connaissons pas, le numéro et la date peuvent apparaître dans les journaux techniques de notre hébergeur (section 11).

4.7 L’assistant d’aide des portails

Les portails proposent un assistant d’aide automatisé pour répondre aux questions sur l’utilisation de l’application. Quand vous l’utilisez :

• vos messages (jusqu’aux 30 derniers) et votre nom sont transmis à Cursor, l’entreprise américaine qui fournit l’intelligence artificielle de l’assistant ;
• si l’assistant ne peut pas vous aider, il peut créer une demande de soutien chez GitHub (service américain où l’équipe technique suit les problèmes), contenant votre nom, votre portail, votre dernier message et un résumé de vos derniers échanges ;
• nous ne gardons pas vos conversations dans notre base ; nous comptons seulement le nombre de questions posées par jour, pour limiter l’usage.

N’écrivez pas de renseignements sensibles (santé, sujets de prière, renseignements sur d’autres personnes) dans l’assistant : il sert uniquement à l’aide technique.

4.8 Les renseignements techniques

• Pour vous garder connecté à votre portail, nous utilisons un témoin (cookie) et le stockage de votre navigateur (section 17).
• Nos fournisseurs (hébergement, cartes, vidéos) reçoivent, comme tout site web, votre adresse IP et des informations sur votre navigateur quand vous utilisez l’application.
• Nous n’utilisons aucun outil de mesure d’audience, de publicité ni de profilage.

4.9 Ce que nous ne recueillons pas

Nous ne recueillons pas : votre date de naissance, votre numéro d’assurance sociale, vos coordonnées bancaires ou de carte de paiement, ni vos renseignements de santé. Nous ne vous demandons jamais de mot de passe : l’accès aux portails se fait par un code personnel.

5. Les renseignements sensibles

Plusieurs renseignements que nous traitons révèlent vos convictions religieuses ou votre vie spirituelle : avoir accepté Jésus-Christ, votre statut dans l’église, votre baptême, vos rapports de suivi, vos sujets de prière, les raisons de vos absences. Les personnes de moins de 18 ans peuvent aussi être inscrites.

Pour ces renseignements, nous nous engageons à :

• ne les recueillir qu’avec votre consentement exprès ;
• les limiter aux personnes qui vous accompagnent directement (votre berger, votre pilote, les administrateurs de votre église) : les autres bénévoles ne voient que votre nom et vos coordonnées (section 8) ;
• ne jamais les utiliser pour autre chose que votre accompagnement spirituel et la vie de l’église ;
• ne jamais les communiquer hors de l’église, sauf à nos fournisseurs techniques (section 9) ou si la loi nous y oblige.

6. Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins sans vous le demander, sauf lorsque la loi le permet.

7. Les traitements automatisés

• Proposer une famille d’impact : lorsqu’un administrateur le demande, l’application convertit votre adresse en coordonnées géographiques et calcule les temps de trajet vers les familles d’impact, à l’aide des services de cartes de Google, pour vous rattacher à la plus proche. Votre fiche indique si ce rattachement a été fait automatiquement. Vous pouvez demander à changer de famille : un responsable examinera votre demande.
• Rappels automatiques : l’application envoie des rappels (services à venir, vidéos de formation à regarder, planifications à faire, demandes à approuver) selon des règles fixes.

Aucune décision automatisée ne vous prive d’un droit ou d’un service de l’église.

8. Qui peut voir vos renseignements

Chaque église ne voit que les personnes de sa propre église. Une église ne sait pas que vous avez une fiche dans une autre. À l’intérieur de votre église, l’accès dépend du rôle de chacun :

Les codes personnels et les liens d’accès d’une personne ne sont jamais montrés aux autres bénévoles.

Toute personne qui a accès à vos renseignements le fait dans le cadre de son service et ne peut les utiliser qu’à cette fin.

9. Nos fournisseurs et les communications à des tiers

Nous ne vendons, ne louons ni ne cédons vos renseignements. Nous les confions seulement aux fournisseurs suivants, qui les traitent pour notre compte :

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements sans votre consentement dans les seuls cas prévus par la loi : par exemple à la demande d’un tribunal ou d’un corps policier, ou en cas d’urgence mettant en danger la vie ou la sécurité d’une personne.

10. Des renseignements hébergés hors du Québec

Nos données et celles de nos fournisseurs sont hébergées aux États-Unis. Elles y sont soumises aux lois de ce pays, qui peuvent permettre aux autorités américaines d’y accéder. Nous choisissons des fournisseurs reconnus qui protègent les données par des mesures de sécurité adéquates, et nous évaluons, avant de confier des renseignements hors du Québec, s’ils y bénéficieront d’une protection adéquate.

11. Comment nous protégeons vos renseignements

Nous prenons des mesures raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements :

• Connexions chiffrées : l’application n’est accessible qu’en HTTPS.
• Base fermée au public : personne ne peut interroger notre base depuis Internet ; seul le serveur de l’application y accède.
• Accès par rôle : chacun n’entre que dans le portail de son rôle, avec son propre code personnel.
• Cloisonnement entre églises : chaque accès vérifie l’église de la personne qui consulte et celle de la fiche consultée.
• Minimisation : un bénévole ne reçoit que les renseignements dont son service a besoin (section 8).
• Aucune donnée personnelle en cache : l’application installée sur votre téléphone ne garde pas de copie de vos données hors connexion.
• Messages authentifiés : les réponses par SMS ne sont acceptées que si elles viennent réellement de notre fournisseur de SMS.
• Hébergement reconnu : notre hébergeur de base de données chiffre les données qu’il stocke.

Aucune mesure n’est infaillible. Un système connecté à Internet ne peut jamais être garanti entièrement sûr. Si un incident se produit, nous agissons comme le prévoit la section 20.

Nous revoyons et améliorons ces mesures au fil du temps.

12. Combien de temps nous les conservons

Nous ne gardons vos renseignements que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis.

Nous fixerons des durées plus courtes pour certains renseignements (par exemple les demandes de prière et les fiches restées inactives) ; cette politique sera alors mise à jour.

13. Ce qui se passe quand vous demandez la suppression

Quand vous demandez la suppression de vos données, nous vérifions d’abord que la demande vient bien de vous. Une fois la demande confirmée, l’administration de votre église la traite dans les 30 jours.

Ce qui est effacé : votre fiche et tout ce qui parle de vous (vos coordonnées, vos réponses, votre suivi, vos formations, vos services, vos messages reçus, vos demandes de prière liées à votre téléphone ou à votre courriel, vos fichiers de devoirs).

Ce qui est conservé :

• vos demandes de finances et factures, pendant 6 ans (section 12) ;
• les messages que vous avez envoyés à d’autres membres et les traces des actions que vous avez faites pour eux (par exemple « planifié par… ») : ils font partie de leur historique et gardent votre nom ;
• si vous étiez berger ou pilote, votre nom seul sur les anciens rapports, pour garder l’histoire du groupe ; tous vos autres renseignements sont effacés et votre code ne fonctionne plus ;
• votre prénom et votre nom sur la trace de la suppression de votre fiche, avec sa date et le nom de la personne qui l’a faite, pour prouver qu’elle a eu lieu. Aucune autre information sur vous n’y est gardée.

Avant de supprimer la fiche d’une personne qui accompagne d’autres personnes (un berger avec des disciples, un pilote, un coordonnateur de formation, l’hôte d’une famille d’impact, le contact d’un événement à venir), l’église lui trouve un remplaçant, pour que personne ne perde son accompagnement.

Ce que nous ne pouvons pas effacer : les copies qui se trouvent hors de notre application, c’est-à-dire les courriels et SMS déjà reçus par leurs destinataires, les copies conservées par nos fournisseurs (courriels envoyés, historique des SMS, sauvegardes, journaux techniques) jusqu’à leur propre effacement, et les documents que des bénévoles auraient enregistrés de leur côté.

Vous recevez un dernier message quand la suppression est faite.

14. Vos droits et comment les exercer

Vous avez le droit :

• d’accéder à vos renseignements et d’en recevoir une copie ;
• de les faire corriger s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• de retirer votre consentement : cela revient à demander la suppression de vos renseignements, puisque nous ne pouvons plus vous accompagner sans eux ;
• de demander leur suppression ;
• de recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• de savoir quels renseignements ont servi à une décision automatisée vous concernant et de faire réviser cette décision par une personne ;
• de porter plainte (section 23).

Comment faire :

• Pour demander la suppression, utilisez la page Demander la suppression de mes données.
• Pour tout autre droit, écrivez à notre responsable, drephyx.yango@kconsulting.tech, en précisant votre nom, votre église et le numéro de téléphone de votre fiche.

Nous vérifierons votre identité avant de répondre, pour ne jamais remettre vos renseignements à quelqu’un d’autre. Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. L’accès est gratuit ; seuls des frais raisonnables de reproduction ou de transmission peuvent être demandés, et nous vous en informons d’avance.

15. Votre consentement

• Nous vous demandons votre consentement exprès avant d’enregistrer vos renseignements : une case à cocher sur nos formulaires, jamais cochée d’avance, ou une carte à accepter à l’entrée de votre portail.
• Si vous avez été inscrit avant la publication de cette politique, nous vous demanderons votre consentement par un lien personnel ou à l’entrée de votre portail.
• Vous pouvez refuser : nous ne pourrons alors pas vous accompagner par l’application, et vous pourrez demander la suppression de vos renseignements.
• Votre consentement vaut pour la version de la politique que vous avez acceptée. Si nous la modifions de façon importante, nous vous le redemanderons (section 22).

16. Les personnes de moins de 14 ans

Les renseignements d’une personne de moins de 14 ans ne peuvent être recueillis qu’avec le consentement de son parent ou tuteur. Nos formulaires le rappellent : en cochant la case, la personne déclare avoir 14 ans ou plus, ou que son parent ou tuteur consent pour elle.

Un parent ou tuteur peut exercer les droits de la section 14 pour son enfant de moins de 14 ans.

17. Témoins (cookies) et stockage dans votre navigateur

Nous n’utilisons aucun témoin publicitaire ni de mesure d’audience. Seuls servent au fonctionnement de l’application :

Quand une page affiche une carte Google ou une vidéo YouTube ou Google Drive, Google peut poser ses propres témoins, selon ses règles. Nos vidéos YouTube utilisent le mode de confidentialité renforcée.

Vous pouvez effacer ces témoins et ce stockage dans les réglages de votre navigateur ; vous devrez alors vous reconnecter à votre portail.

Si vous installez l’application sur votre téléphone, elle garde une copie de ses pages et de ses images pour s’ouvrir plus vite, mais jamais de vos données personnelles.

18. Les renseignements que vous nous donnez sur d’autres personnes

Quand vous inscrivez une autre personne (un disciple, un contact rencontré, une personne pour qui vous demandez la prière, un invité), vous confirmez qu’elle est d’accord pour que vous nous transmettiez ses renseignements, et vous ne nous donnez que ce qui est nécessaire.

19. Votre part de responsabilité

• Votre code personnel est confidentiel : ne le partagez avec personne. Il donne accès à votre portail sans autre vérification. Si vous pensez qu’il a été vu par quelqu’un d’autre, demandez à un administrateur de votre église de vous en donner un nouveau.
• Sur un appareil partagé, déconnectez-vous à la fin de votre visite.
• Bénévoles et responsables : les renseignements que vous voyez dans votre portail vous sont confiés pour votre service seulement. Ne les copiez pas hors de l’application, ne les transférez pas, et ne les partagez pas avec des personnes qui n’en ont pas besoin.

20. Les incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation, une communication ou une perte non autorisés de renseignements personnels.

Si un incident survient, nous :

1. prenons sans délai les mesures pour en réduire les conséquences et éviter qu’il se reproduise ;
2. le consignons dans notre registre des incidents ;
3. s’il présente un risque de préjudice sérieux, avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.

Si vous pensez qu’un incident s’est produit, écrivez immédiatement à notre responsable (section 2).

21. Les liens vers d’autres sites

Notre site renvoie vers d’autres sites, par exemple celui d’Impact Centre Chrétien, sa diffusion en direct ou sa cellule de signalement. Ces sites ont leurs propres politiques de confidentialité, dont nous ne sommes pas responsables.

22. Les modifications de cette politique

Chaque version de cette politique porte une date. La version en vigueur est toujours celle affichée sur cette page.

• Si une modification change la façon dont nous utilisons vos renseignements, nous vous demanderons à nouveau votre consentement.
• Si elle ne fait que préciser ou mettre à jour (par exemple une adresse de contact), nous vous en informerons, sans vous demander d’agir.

23. Nous joindre et porter plainte

Pour toute question ou plainte, écrivez d’abord à notre responsable de la protection des renseignements personnels : Drephyx Yango, Pasteur ICC Trois-Rivières, drephyx.yango@kconsulting.tech. Nous examinerons votre plainte et vous répondrons par écrit.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca.